高いシステムを入れる前に、DXで1番最初にやるべきこと

2026.07.30 保険・金融情報

 

最近、経営者の方とお話していると、「DXって何から始めればいいの？」というご相談をいただくことが増えました。

前回の投稿で「DXの本質はシステムを入れることではなく、人に依存している仕事を減らす仕組みづくり」とお話ししました。

それを踏まえて、今回はさらに一歩踏み込んだお話をします！
ズバリ、「なぜ、多くの会社がDXで大失敗してしまうのか？」という理由についてです。

実は、DXに失敗する会社には、ある共通した「典型的なパターン」があります。

それは、「よーし、我が社もDXだ！最新のスケジュール管理ツールと、高機能なチャットアプリを導入するぞ！」と、最新ITシステムを買いに走ってしまうパターンです。

これ、高確率で失敗します。

なぜなら、「今のぐちゃぐちゃな業務フロー」のまま最新システムを入れると、「最新システムの中で、業務がぐちゃぐちゃになるだけ」だからです。

使いこなせてない高額なシステムだけが残り、社員からは「前の方がやりやすかった」と不満が出て、結局元の不便なやり方に逆戻り・・・これでは本末転倒ですよね。

だからこそ、私たちSAKURASOLUTIONが経営者さまに強くおすすめしているのが、「まずはペーパーレス化から始めましょう」という提案です。

「え？長尾さん、ペーパーレスってただ紙を減らすだけでしょ？そんなのDXって言えるの？」と思われたかもしれません。

いいえ、実はここにとんでもない誤解があります。

ペーパーレス化の真の価値は、「必要な情報をデータとして管理し、必要な人がすぐに確認できる環境をつくること」です。

ちょっと想像してみてください。

ベテランの〇〇さんがお休みの日、取引先から急な問い合わせが入りました。
「先日いただいた見積書の件なんだけど・・・」

もし、これが「紙」で管理されていたらどうなるでしょうか？
〇〇さんの机の引き出しを探し、ファイルを開き、「あれ、ないな・・・」と事務所内が大騒ぎになりますよね？最悪の場合、〇〇さんのプライベート携帯に電話をかける羽目になるかもしれません。

これがまさに、前回お話した「情報の属人化(リスク)」です。

しかし、もしその見積書が「ペーパーレス(データ化)」されて、パソコンやスマホからいつでも検索できるようになっていたらどうでしょうか？

〇〇さんがいなくても、他のスタッフがその場で「あ、この件ですね！」と3秒で対応できます。

つまり、紙をなくしてデータ化するということは、「〇〇さんの頭の中や、特定の机の中にしか無かった情報」を会社全体の共有財産に変えるということなんです。

これこそが、DXの最も重要で、最もハードルの低い第一歩です。

いきなり大きなシステムを入れる必要はありません。
まずは、毎日手書きしている日報をデータにしてみる。
毎月ファイリングしている請求書をPDFで保存してみる。

「紙」という物理的な縛りから情報を解放してあげるだけで、会社の動きは驚くほど軽くなります。
私たちは保険代理店ですが、日頃から経営者の皆さまとお話しする中で、保険だけではなく業務改善やDXのご相談をいただく機会も増えています。
ですが、実はこういった「日々の業務の中に潜む属人化というリスク」を解消することも、企業を強くするための大切なリスクマネジメントだと考えています。

皆さまの会社にも、「あの書類、〇〇さんの机にしかないな・・・」という「もっと業務を楽にできるヒント」が眠っていませんか？

まずは、身近な「紙」を1枚データにしてみることから、一緒に始めてみませんか？

次回は「紙をなくしたら、今度はセキュリティが心配・・・」という経営者さまのリアルな本音にお答えしたいと思います！