「紙の方が安全」は本当？会社を守るために考えたいDXの第一歩

2026.08.05 保険・金融情報

前回は、「DXの第一歩は、高額なシステムを導入することではなく、まずは身近なペーパーレス化から」というお話をしました。

すると、多くの経営者さまから、こんなお声をいただきます。
「便利なのは分かる。でも、今まで紙でやってきたからね。」
「もし情報が漏れたりしたらと思うと、なかなか踏み切れないんだよ。」

また、こんなご相談もよくあります。

「社員がパソコンに慣れていないから、結局紙の方が早いんだよね。」
このお気持ちは、本当によく分かります。

会社を守る立場だからこそ、新しいことに慎重になるのは当然です。

だからこそ、今日は少しだけ違う視点で考えてみていただきたいことがあります。

「データは危ない。」そう思われる方は多いですが、実は紙にも紙ならではのリスクがあります。

例えば、火災や水害、地震などの災害が起きた場合。
契約書や請求書、顧客情報などの大切な書類は、一瞬で失われてしまう可能性があります。
また、「この書類は〇〇さんしか分からない。」「たしか〇〇さんの机の引き出しに入っていたはず。」

そんな状態になっていませんか？

担当者がお休みすると、業務が滞ってしまうことがある。
必要な書類を探すだけで何十分もかかる。

こうした「情報の属人化」も、企業にとっては大きなリスクの一つです。

難しいことから始める必要はありません。

「DXを始めよう。」と言われると、大きなシステムを導入しないといけないと思われる方も少なくありません。
でも、実際はそんなことはありません。

最初は、
・紙の書類をスマートフォンで撮影する
・共有フォルダへ保存する

そのくらいからで十分です！

「これならできそう。」
そう思える小さな一歩を積み重ねることが、結果として会社全体のDXにつながっていきます。

クラウドを上手に活用すると、もしもの時にも備えやすくなります。

こうしたリスクへの備えとして有効なのが、クラウドサービスの活用です。
紙の書類は、一度失ってしまうと元に戻すことはできません。

一方で、クラウドサービスを適切に利用することで、データのバックアップや情報共有がしやすくなります。

例えば、会社で使用しているパソコンが突然故障した場合でも、データがクラウド上に保存されていれば、新しい端末からアクセスできるケースが多くあります。
もちろん、クラウドに保存すれば絶対に安全というわけではありません。
適切なパスワード管理やアクセス権限の設定、多要素認証（2段階認証）など、基本的なセキュリティ対策を行うことが大切です。

つまり、「クラウドを使うこと」ではなく、「正しく使うこと」が重要なのです。

DXは、会社のさまざまなリスクを減らす手段のひとつでもあります。

私たちは保険代理店として、日頃から企業のさまざまなご相談をお受けしています。

実際にお話ししていると、「担当者が休みで書類が見つからなかった。」「過去のデータを探すだけで、かなりの時間がかかってしまった。」
そんなお話は決して珍しくありません。

こうした日々の業務の課題も、会社にとっては立派なリスクです。

DXは、単に仕事を便利にするためのものではありません。
会社の大切な情報を守り、誰か一人に頼らなくても仕事が回る仕組みをつくること。

それも、DXの大切な役割だと私たちは考えています。

DXというと難しく聞こえるかもしれません。

でも、最初の一歩は意外と身近なところにあります。

紙を1枚減らしてみる。
共有フォルダを一つ作ってみる。

そんな小さな積み重ねが、5年後、10年後の会社を大きく変えていくのかもしれません。

私たちは保険代理店ですが、「事故が起きてから備えること」だけでなく、「事故やトラブルが起こりにくい会社づくり」をお手伝いすることも、大切な役割だと考えています。

「うちの会社なら、何から始めればいいんだろう？」

そんな疑問をお持ちでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。

会社によって課題はさまざまです。

だからこそ、それぞれの会社に合った、無理のない第一歩を一緒に考えていければと思っています。

保険は「もしも」に備えるもの、
DXは「もしも」が起きても会社が止まりにくい仕組みをつくること。

保険のことはもちろん、業務改善やDXについても「誰に相談したらいいか分からない。」そんな時に思い出していただける存在でありたいと思っています。